Il est des moments dans la vie où chacun ressent le besoin de changer : changer de région, de rythme, de métier, etc. Ce qui est vrai pour soi-même l’est aussi pour l’organisation, même si pour cette dernière, le changement sera tout autre puisqu’il concernera des process organisationnels, des méthodes de management, des logiciels, etc.
Si vous lisez cet article, c’est que vous ressentez cette envie de changer, que vous souhaitez passer d’un intranet – bien souvent vieillissant – à une solution plus performante : la Digital Workplace.
Nous allons voir ensemble comment vous y prendre pour réussir ce nouveau défi. Vous êtes prêt ? C’est parti !

digital workplace

Définition du concept de digital workplace

Le digital workplace peut se définir comme la combinaison des technologies digitales utilisées par l’entreprise tendant à favoriser l’efficacité collaborative.
La transformation numérique bouleverse l’environnement de l’entreprise. En se « digitalisant », celle-ci fait le choix de s’adapter aux nouveaux comportements des consommateurs et de tirer profit des outils technologiques en termes d’innovation ou de productivité.

Le digital workplace met en avant ce changement de culture et donne à l’entreprise les leviers pour renforcer sa compétitivité et l’efficacité de son organisation. Mais qu’est-ce que le digital workplace concrètement ? Ce concept implique en amont des changements dans les modes de travail, lesquels sont de plus en plus transverses et collaboratifs. La digitalisation va ainsi permettre de réunir sur une plateforme centrale les données de tous les systèmes implémentés (ERP, CRM, etc.) afin de fluidifier le partage et les échanges d’information, mais surtout la navigation entre les applications métier.

Le digital workplace permet de nouvelles façons de travailler en favorisant la flexibilité et la mobilité dans l’exécution des tâches de travail. C’est d’ailleurs l’un des principaux enjeux du digital workplace qui se veut multicanal. Par ailleurs, la digitalisation de l’entreprise contribue à réduire de manière significative les coûts opérationnels tout en renforçant la synchronisation entre fournisseurs, donneurs d’ordres et collaborateurs.

Un nouvel environnement de travail

Comme le définit très justement Jane McConnell, spécialiste Franco-Américaine dans le domaine de l’entreprise digitale, la Digital Workplace est un mélange entre les personnes, l’organisation et les outils.
Elle doit être appréhendée selon trois perspectives :

  1. Les capacités : individus et outils servent conjointement les objectifs des personnes, de l’entreprise, du business ;
  2. Les leviers : individus et outils sont mobilisés au service de la structure, des process, et facilitent le changement ;
  3. L’état d’esprit : des valeurs, attentes et manières de penser qui déterminent la façon dont les organisations agissent.

La Digital Workplace est donc un nouvel environnement adapté aux attentes et aux usages des collaborateurs. Elle a pour rôle l’unification et la mise en cohérence des technologies utilisées dans l’entreprise.

Le rôle du cloud dans l’apparition de la digital workplace

Le cloud a eu un rôle central dans l’apparition de la Digital Workplace. Avec le SaaS – Software as a Service – plus besoin d’installer les logiciels directement sur son poste de travail. Tout est accessible en ligne à n’importe quel moment et depuis n’importe où, notamment grâce aux applications mobiles.
La Digital Workplace permet d’apporter une cohérence dans ce maelström applicatif, en centralisant sur un seul et même espace toutes les applications utiles. Certains emploient aussi le terme de « hub », ce qui correspond bien à cette volonté d’unification.

 

Un outil centré sur les besoins

Pour être adoptée par les collaborateurs, la Digital Workplace doit être centrée sur les besoins des utilisateurs, selon trois axes principaux : l’engagement, le service et le métier.

  • L’engagement : la Digital Workplace permet de favoriser la communication et la collaboration.
    Elle va inclure des applications de communication comme le mail, la messagerie instantanée, la visio-conférence, mais aussi des applications collaboratives, comme les calendriers partagés, les banques documentaires, etc. Votre intranet tient souvent la route sur ce sujet.
  • Le service : la Digital Workplace adresse une réponse pour chaque service. Elle permet de communiquer uniquement aux membres d’un même service, et de mettre à disposition des applications dédiées.
  • Le métier : la Digital Workplace apporte une réponse concrète aux collaborateurs sur leurs besoins métiers. Chacun est libre d’installer ses propres applications pour gagner en temps et en productivité.

 

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Pourquoi passer à la digital workplace

Les 4 ambitions de la digital workplace

Première ambition : la centralité

La première ambition de la Digital Workplace est de donner accès à toutes les formes numériques de son organisation : applications, espaces de travail, sites web et communication. C’est au final ce que l’Intranet fait déjà – ou devrait déjà faire depuis longtemps ! – fournir un « portail » d’accès.

Seconde ambition : la mobilité

La deuxième ambition de la Digital Workplace est celle de la mobilité.
Il ne fait plus aucun doute que votre activité numérique se déporte sur le mobile, et que c’est un enjeu crucial pour votre entreprise. Mais en est-il de même de votre Intranet ? C’est l’un des motifs majeurs de passage à la Digital Workplace. Comme nous l’expliquions en introduction, passer à la Digital Workplace implique de changer. Déjà qu’il est difficile de changer ses propres habitudes, alors changer celles de l’entreprise… La nécessité du mobile permet de franchir cet obstacle tant l’attente des utilisateurs est forte. C’est l’atout maître de la Digital Workplace : celui qui fait que l’on passe de « mieux » à « indispensable ».

Troisième ambition : le design

La troisième ambition de la Digital Workplace est plus subtile mais néanmoins centrale : c’est celle du design.
Le monde numérique a basculé, notamment avec l’exemple incroyable d’Apple, d’un temps où les écrans gris étaient la norme vers des univers où le beau est l’allié du fonctionnel pour produire un design qui aide les utilisateurs. Ce n’est pas un gadget ni de l’argent gaspillé car le design répond à la demande suivante : comment faire, alors que les utilisateurs sont de moins en moins formés aux outils et qu’on leur en propose de plus en plus pour des micro-tâches, pour garder le même niveau de productivité ? C’est le design qui répond à cet enjeu et permet à un utilisateur de ne pas être perdu devant son interface.

Quatrième ambition : la communication

La quatrième ambition d’une Digital Workplace, comparée à un Intranet, est d’augmenter la délivrabilité de la communication. Les études montrent que les utilisateurs ne vont pas sur l’Intranet, au grand dam des communicants… Dans le même temps les utilisateurs se plaignent de ne pas être informés. C’est tout le paradoxe de l’Intranet : trop d’informations tuent l’information, et trop d’informations descendantes tuent la propagation de l’information dans l’entreprise.
Une Digital Workplace apporte deux solutions radicales : primo, elle concentre dans les notifications l’information, et secundo, elle permet la propagation de cette information dans les canaux de communication en s’appuyant sur les logiques de réseau social d’entreprise en permettant l’autonomie des utilisateurs.

L’ultime raison : le changement

Enfin, nous allons vous donner l’ultime raison de passer à la Digital Workplace : c’est celle du changement de votre organisation. L’Intranet correspond à une forme pyramidale, figée, où les employés sont des exécutants. Dans la Digital Workplace, il y a la volonté d’avancer ensemble, de manière agile, vers l’objectif commun de l’entreprise. Il s’agit, par un changement d’outil, d’ouvrir de nouveaux gestes métiers : remonter un problème terrain, proposer une idée d’innovation, réussir un projet de co-construction avec un client, remonter les retours clients plus rapidement, etc… Avec la Digital Workplace, vous passez à l’ère de la transformation digitale.

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Et ensuite ?

La Digital Workplace est la première pierre de votre édifice interne de transformation digitale. Elle va apporter la communication en temps réel à vos opérations et de la visibilité sur vos applications.
Vous aurez à explorer par la suite d’autres dimensions :

  • Les API tout d’abord, qui vous permettent de connecter vos systèmes d’information entre eux et de réaliser des ponts agiles entre les applications.
  • Le Big-Data ensuite, qui est issu de l’analyse de toutes les informations produites par vos systèmes et qui vous permettra par la suite d’analyser finement votre activité.
  • L’automatisation des processus métiers, un des enjeux de la productivité d’une Digital Workplace où vous allez pouvoir mettre en place, par un jeu subtil d’API, de collaboratif et de Workflow, des accélérations foudroyantes de votre business.
  • Les Agents Intelligents : le Digital Workplace présenté dispose d’un Bot qu’il suffit d’activer et d’entraîner pour qu’il produise de la valeur. C’est sans doute une autre révolution à venir que celle de l’Intelligence Artificielle.
  • Dans le prolongement, vous aurez aussi à réfléchir sur les remontées prédictives de votre business : anticiper les pannes, les problèmes clients, les projets en retard etc… Et vous allez ainsi pouvoir gagner une longueur d’avance. Cela se fait grâce à l’analyse sémantique du contenu couplée aux données quantitatives de la Digital Workplace.
  • Enfin, pour le système d’information, il s’agit d’en assurer l’interopérabilité entre les systèmes, condition sine qua none de l’adoption par les utilisateurs.

N’oublions jamais que tous ces concepts et technologies doivent toujours replacer l’humain au cœur des systèmes d’information, et non l’inverse.

Vous aimeriez profiter au maximum de la «Digital Workplace» ? L:EDigitalab et son hackadémie vous accompagne pour l’implémentation dans votre organisation !

Pour en savoir plus :

La digital workplace pour transformer l’expérience collaborateur

Digital workplace : la révolution

Digital Workplace et Gestion des connaissances

 

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