Pourquoi et comment intégrer un événement dans sa stratégie de communication

Si vous connaissez les services de L:ED, vous savez que la définition d’une stratégie de communication web et hors web est indispensable pour la réussite de votre projet. Aujourd’hui, on vous explique pourquoi y intégrer un événement peut être un levier très puissant. En effet, un événement permet de conjuguer virtuel et réel, digital et physique, tout en s’inscrivant durablement par l’empreinte qu’il laisse. Encore faut-il savoir s’organiser…

Définir une stratégie de communication

A l’heure du tout numérique, nul ne remet aujourd’hui en question la nécessité, pour une entreprise de communiquer. Communiquer pour faire connaître et vendre ses produits et services, développer son image, accroître son activité ou encore, créer et développer ses relations avec ses clients, fournisseurs, prestataires ou partenaires.

Cependant, face aux contraintes de temps et de budget, le premier réflexe est souvent de penser aux moyens et outils de communication à mettre en œuvre, avant de définir sa stratégie de communication.

Or, une stratégie bien pensé permet de positionner sa communication au plus juste des besoins et attentes de ses potentiels clients, de véhiculer une image et un message qu’ils comprennent et qui les touchent. Mais aussi de faire les bons choix en termes d’outils et supports de communication afin d’éviter les dépenses superflues.

Plusieurs questions devront ainsi nécessairement intervenir en amont de chaque campagne de communication :

Quels sont les objectifs de communication ?
Quelle est la cible ?
Quel est le message ?
Quel est le positionnement de l’entreprise par rapport à ses concurrents ?
De quelle image bénéficie-t-elle ?

Toutes ces questions et, bien entendu, leurs réponses, permettent de définir un cadre précis à chaque campagne de communication envisagée.

Définir une stratégie de communication permet, également, de structurer et coordonner les différentes actions ou supports qui seront mis en œuvre et d’avoir, en amont, une vision globale de l’ensemble des actions déployées sur l’année (presse, publicité, site internet, e-marketing, événementiel etc…) afin d’en maîtriser la périodicité, le budget et la réalisation.

Vous l’aurez compris, une communication réussie passe, avant tout, par une stratégie de communication bien définie.

La communication événementielle

En fonction de ce que vous aurez établi précédemment et surtout en fonction de votre cible, plusieurs supports de communication sont envisageables. Les ressources telles que l’e-mailing, les réseaux sociaux, le site web, le blog, etc. sont aussi connues qu’incontournables. Mais il ne faut pas non plus sous estimé l’impact de la communication événementielle.

La communication événementielle est un type de marketing qui repose sur la création d’événement ayant pour vocation la captation d’un public choisi. Composée d’une série de techniques marketing propres à la création d’événement, la communication événementielle a pour objectif la promotion d’une marque, d’une enseigne ou d’un produit au travers d’une mise en scène singulière qui confère à l’ensemble un caractère d’exception.

Aussi bien à destination d’un public ciblé que des médias, la communication événementielle se distingue par son caractère dynamique et sa brièveté dans le temps contrairement aux principes de l’exposition pure et simple davantage installée dans la durée. L’événement qui en résulte induit en principe, des retombées presse aussi bien qu’un marquage inaugural ou le relèvement de l’image de marque. Une des originalités de la communication événementielle consistant précisément à focaliser l’intérêt des consommateurs et des médias, en les faisant participer à l’événement proprement dit.

Evénementiel et entreprise

En entreprise, l’événementiel peut avoir différentes finalités en fonction des besoins que vous estimez nécessaires. Pour envisager d’une manière globale les bénéfices de l’organisation d’événements d’entreprise, il convient d’opérer une distinction entre événementiel externe et interne.

S’adressant par définition à un public dit « externe » (clients et prospects, partenaires commerciaux, journalistes, …), l’événementiel externe est essentiel pour votre entreprise. Celui-ci permet en effet de répondre à différents besoins : se faire connaître, augmenter et développer son portefeuille clients, se créer un réseau, échanger avec ses partenaires, véhiculer une bonne image de l’entreprise…

L’événementiel interne

Bien que s’adressant à une cible différente et purement interne à votre entreprise (salariés, comité de direction, conseil d’administration…), l’événementiel interne répond à des besoins différents mais tout aussi importants pour son bon fonctionnement : créer du lien, renforcer l’esprit d’équipe, former vos salariés, développer l’appartenance à l’entreprise, les remercier pour leur implication…

Vous l’aurez compris, en externe comme en interne, l’événementiel participe à véhiculer une bonne image de votre entreprise, créer du lien et favoriser l’implication !

Les différents types d’événements d’entreprises (quelques exemples)

Organiser un événement d’entreprise ne se résume pas à vouloir seulement réunir ses participants. Il s’agira de donner du sens et du contenu à l’événement tout en respectant les valeurs portées par l’entreprise. Un dernier élément à ne surtout pas négliger : votre événement d’entreprise doit créer du lien véritable entre vos participants : c’est déterminant !

En externe comme en interne, les événements d’entreprises peuvent prendre différentes formes :

Conférence : rassemblement autour d’un thème central à destination d’un public ciblé (ex : journalistes, prospects, communauté métiers…)
Petit-déjeuner d’entreprise : événement regroupant l’ensemble des membres d’une entreprise (force de vente, administration…) autour d’un thème donné afin de faire passer des messages stratégiques.
Roadshow : également appelé « tournée promotionnelle », le roadshow consiste en une succession de présentations commerciales dans plusieurs villes. A titre d’exemple, il est possible de citer le lancement de produits.
Salon professionnel : événement regroupant sur un même lieu et avec une même thématique des professionnels d’un même secteur économique. L’objectif final étant de développer une activité.
Séminaire : rassemble tout ou en partie les collaborateurs d’une entreprise afin de réfléchir ensemble aux nouvelles orientations, de dresser le bilan annuel et de renforcer la communication entre les équipes. Faire passer des messages !
Soirée d’entreprise : organiser une soirée d’entreprise est l’occasion de partager un moment de détente avec l’ensemble de vos collaborateurs, clients, prospects, fournisseurs ou partenaires tout en véhiculant une image positive de votre société.
Team building : événement destiné à mobiliser les membres d’une équipe de travail ou l’ensemble des collaborateurs autour de challenges permettant de développer des valeurs collectives, de la cohésion et de l’implication. Le Team building est souvent ponctué d’activités sportives, culturelles, artistiques ou créatives.
Réunion : moment donné dans une journée réunissant différentes personnes en interne comme en externe autour d’une thématique clé.
Week-end Vip & Voyage de récompense : événement sur deux jours minimum destiné à remercier pour leur implication ou leurs bons résultats par exemple.

En résumé, si vous souhaitez améliorer la cohésion d’équipe au sein de votre entreprise, misez sur une journée teambuilding avec des activités participatives ou bien sur une soirée d’équipe en dehors du cadre formel d’une journée de travail type. Si vous souhaitez plutôt vous faire connaître, créer du réseau ou tout simplement entretenir le vôtre, misez sur un roadshow national par exemple.

Comment rentabiliser au mieux un évènement

Pour que votre événement d’entreprise soit réussi, il faut l’inscrire dans la durée : la préparation et la promotion en amont de l’événement, la communication à l’instant T, puis la prolongation de l’événement. Il faut capitaliser sur cette continuité de l’événement, rendant ainsi son efficacité démultipliée grâce aux nouvelles méthodes de préparation et de communication en amont et en aval.

AVANT : Communiquez avec votre audience. Ne sous estimez pas l’importance des campagnes de mails, parlez à vos clients, mentionnez votre participation dans la signature de vos mails, partagez l’information sur les médias sociaux, précisez la date de l’évènement sur le calendrier de votre site web. Sans sombrer dans le spamming, veillez à utiliser des supports tels que facebook, twitter, instagram, linkedin, etc.. Participez à un maximum de conversation, faites vous connaitre dans le cosmos de l’évènement !
PENDANT : Alors que l’évènement à lieu, soyez vigilant ! Il est important que vous traquiez les # (hashtags) liés à l’évènement. Utilisez les pour décupler votre visibilité au sein des discussions autour de l’évènement. Participez aux présentations, prenez des photos, tweetez et mentionnez votre présence sur place. Restez au fait des thèmes clés et compétitions lancées sur les médias sociaux. Pourquoi ne pas lancer votre propre compétition ? Vous ne pouvez pas participer à l’évènement ? Utilisez le/les hashtag(s) malgré tout pour apparaître comme un acteur de l’évènement.
APRÈS : N’hésitez pas à revenir sur l’évènement sur les médias sociaux et sur votre blog. Qu’avez-vous aimé lors de l’évènement ? Qu’avez-vous appris ? Quels sont les thèmes qui vous ont marqué ? Quels sont les thèmes clés de l’évènement ? Les moments & personnalités qui vous ont inspiré ? Surtout, soyez très réactifs pour contacter les contacts rencontrés sur le salon. Plus vous attendez, moins vos chances de travailler ensembles seront minces.

Pour répondre à la question « Pourquoi une entreprise doit privilégier l’événementiel dans sa stratégie de communication ? », la réponse est claire : l’humain est au cœur de la stratégie d’entreprise et l’événement professionnel est une réponse réelle au développement du capital humain (clients comme collaborateurs) au sein des organisations.

L’entreprise a le choix dans de multiples types d’événements professionnels qui sont une véritable dynamique dans leur stratégie de communication. Dans un prochain article, nous vous expliquerons quelques raisons essentielles qui peuvent vous pousser à intégrer le digital dans l’événementiel.

En attendant, si vous avez besoin d’un accompagnement pour votre stratégie digitale web et hors web, faire rayonner votre marque, vos clients, vos collaborateurs ou peut-être vous même, n’hésitez pas à nous contacter !