La checklist du cahier des charges fonctionnel

C’est le grand jour! Vous avez enfin terminé la phase d’avant-projet.

Vous connaissez votre marché. Vous avez déterminé quelles sont vos cibles. Vous en avez fait des personas, c’est-à-dire les utilisateurs-types de votre futur site ou application. Vous avez recueilli les besoins en créant des récits utilisateurs (user stories). Vous savez répondre à ces besoins car vous avez cartographié, avec des parcours-utilisateurs, comment vos cibles vont utiliser votre applications. Vous avez même créé les maquettes…

Oui? Et pour vous il est temps de trouver le développeur qui va transformer votre idée en réalité?
Non? Et de toute façon votre vision du projet est assez claire pour vous passer des études préalables?
Dans les deux cas, pas de précipitation! Il vous manque un élément indispensable avant de passer à la réalisation : le cahier des charges fonctionnel.

Si vous êtes dans le premier cas, tout va bien, le cahier des charges fonctionnel ne sera qu’une formalité : vous en avez déjà fait la moitié.
Si vous êtes dans le deuxième cas, vous avez de la chance, le cahier des charges fonctionnel évitera qu’une petite incompréhension mette en péril votre projet. (Vous vous souvenez du crash de la sonde martienne qui a coûté 193 millions de dollars à la NASA? C’était dû à un bug concernant les unités de mesure. Si ça arrive même à la NASA, personne n’est à l’abri).

Mais au fait, c’est quoi un cahier des charges fonctionnel?

Principalement, c’est un document qui présente de manière détaillée et structurée les fonctionnalités, le contexte et les contraintes de votre projet. Il permet de :

préciser et définir les objectifs de votre projet
expliciter le contexte et les contraintes
lister l’ensemble des besoins
faciliter le pilotage en centralisant les informations dans un document unique
cadrer les évolutions futures

Bref, avec un cahier des charges fonctionnel, les intervenants du projet savent ce qu’ils doivent faire ainsi que comment et pourquoi ils doivent le faire.
Et pour vous, c’est un vrai gain de temps. Vous pourrez choisir vos prestataires sur une base unique au lieu de consulter des devis qui ne proposent pas exactement les mêmes prestations. Et surtout, une fois la prestation réalisée, il vous permettra de vous assurer que ce qui a été livré correspond bien à votre demande.

Que contient un cahier des charges fonctionnel?

Dans la forme, le cahier des charges peut changer d’une entreprise à l’autre. En fonction du secteur ou du mode de réalisation du projet, l’accent sera mis sur une partie ou une autre. Toutefois, si vous voulez travailler sur de bonnes bases, la norme européenne EN 1671 décrit en profondeur le cahier des charges fonctionnel et en donne un plan-type. Ce plan est générique et peut s’adapter à toutes les situations mais il peut être simplifié selon les besoins du projet.

Présentation générale de la demande
Cette partie est faite pour que toutes les parties prenantes comprennent bien les objectifs et les enjeux de votre projet, tant pour vous que pour ses utilisateurs finaux. Elle reprend généralement les conclusions des travaux effectués lors de la phase d’avant projet.
1. Projet
  - Finalités du projet pour l’entreprise
  - Espérance de retour sur investissement
2. Contexte
  Si les mots, étude d’opportunité et de faisabilité, voire PESTEL, SWOT et benchmark vous disent quelque chose, leur place est ici.
  - Situation du projet par rapport aux autres projets de l’entreprise
  - Études déjà effectuées
  - Études menées sur des sujets voisins
  - Suites prévues
  - Nature des prestations demandées
  - Parties concernées par le déroulement du projet et ses résultats (demandeurs, utilisateurs)
  - Confidentialité éventuelle
3. Énoncé du besoin
  C’est-à-dire l’utilité du produit du point de vue de son utilisateur.
4. Environnement du produit
  Si vous avez défini les personas, ou au moins des cibles, c’est ici qu’il faut en parler
  - Listes exhaustives des éléments (personnes, équipements, matières…) et contraintes (environnement)
  - Caractéristiques pour chaque élément de l’environnement
Expression fonctionnelle du besoin
C’est la partie la plus indispensable du cahier des charges fonctionnel, c’est dans cette partie que la maîtrise d’ouvrage (vous ou votre consultant) explique clairement à la maîtrise d’œuvre ce qu’elle doit faire. Votre analyste fonctionnel traduira les user stories et les parcours utilisateurs que vous avez réalisés en amont (ou à défaut, votre brief ou votre QQOQCCP) en fonctions réalisables par votre agence ou votre développeur. Les fonctions doivent être hiérarchisées pour mieux piloter la réalisation du produit. ne fonction se définit comme l’action d’un produit ou de l’un de ses constituants exprimée exclusivement en terme de finalité. Une fonction est formulée par un verbe à l’infinitif suivi d’un complément, par exemple “s’afficher rapidement”. Elle est caractérisée par un niveau, par exemple “en moins de 3 secondes”. Elle peut anticiper une certaine flexibilité, par exemple “à plus ou moins 500 millisecondes”. Il y a 3 grands types de fonctions
1. - Fonctions de service principales (qui sont la raison d’être du produit)
  - Fonctions de service complémentaires (qui améliorent, facilitent ou complètent le service rendu)
  - Fonctions de contraintes (limites de la conception, généralement environnementales, technologiques ou réglementaires)
Cadre de réponse
Cette partie est surtout utile dans le cadre d’un appel d’offre, ou dans un environnement avec de fortes contraintes techniques sur lequel vous devez garder le contrôle. En effet, la proposition technique devrait rester, autant que possible, du ressort de la maîtrise d’œuvre.
1. Pour chaque fonction
  - Solution proposée
  - Niveau atteint pour chaque critère d’appréciation de cette fonction et modalités de contrôle
  - Part du prix attribué à chaque fonction
2. Pour l’ensemble du produit
  - Prix de la réalisation de la version de base
  - Options et variantes proposées non retenues au cahier des charges
  - Mesures prises pour respecter les contraintes et leurs conséquences économiques
  - Outils d’installation, de maintenance … à prévoir
  - Décomposition en modules, sous-ensembles
  - Prévisions de fiabilité
  - Perspectives d’évolution technologique

Et après?

Il ne faudrait surtout pas voir le cahier des charges fonctionnel comme un document figé. Un bon cahier des charges fonctionnel est un document de travail qui circulera entre toutes les parties prenantes et fera l’objet de précisions et de modifications jusqu’à ce que le cahier des charges techniques soit prêt à être réalisé. Et par la suite, le cahier des charges fonctionnel est la base sur laquelle vous pourrez évaluer le produit livré avec les cahiers de tests et de recettes.

Idéalement, et pour ne pas perdre de temps, le cahier des charges fonctionnel devrait être rédigé par un analyste fonctionnel chevronné qui a l’habitude de cerner rapidement tous les tenants et les aboutissants des besoins de vos clients pour les traduire en fonctions facilement réalisables par les développeurs. N’hésitez pas à faire appel à nos consultants en analyse fonctionnelle pour donner à votre projet les meilleurs chances d’aboutir.