Data, data, data. Tout le monde ne parle plus que de ça. C’est la nouvelle ruée vers l’or et vous aussi vous souhaitez profiter du filon. Mais comment s’y prendre? Comment votre activité peut-elle vraiment profiter de la data?
Data-informed ou data-driven?
Aujourd’hui l’offre de logiciels d’analyse et de représentation de données est pléthorique. Il serait assez facile de céder aux arguments commerciaux qui vous promettent de donner du sens à toutes vos données en un clic. Pourtant, ce serait le meilleur moyen de passer à côté de tout ce que la data peut vous apporter. En effet, il y a un monde entre avoir des jolis graphiques pour comprendre votre activité et avoir une organisation capable d’agir en conséquences. Bref, même si le premier est la condition sine qua non du second, pourquoi vous contenter d’être data-informed alors vous pourriez être data-driven?
Établir la feuille de route de votre projet data
Comme dans tous vos projets, vous devez d’abord établir une feuille de route pour que votre projet aboutisse et que votre organisation devienne data-informed et puisse devenir data-driven.
Cadrez vos besoins
Vous pourriez vous lancer dans un projet ambitieux où le data-mining, le text-mining et les analyses prédictives vous informeront 6 mois en avance des tendances émergentes. Mais au début, soyez pragmatique! Déterminez les réponses auxquelles vous souhaitez que vos données répondent. Pour ce faire vous pouvez :
- faire la liste de vos besoins en rapports et en analyses
- chercher les KPI (indicateurs clés de performance) qui correspondent à votre métier. Si vous ne savez pas par où commencer, vous pouvez visiter kpilibrary.com
- définissez les KPI qui correspondent précisément à votre entreprise
À la fin de ce processus initial, vous devriez avoir entre 5 et 12 KPIs pour comprendre et agir sur votre activité.
Impliquez vos équipes
Les indicateurs de performance devront être partagés et soutenus par vos équipes. En effet, le facteur humain est, comme dans tous projets, déterminant. Ce sont les vos équipes qui utiliseront les outils mis en place. En définitive, vos équipes feront le succès de votre projet. C’est pourquoi vous devez les impliquer dès le départ. Ainsi, vous pourriez constituer une équipe-projet pour recueillir les besoins de vos différents services. Cette équipe fera émerger les questions les plus courantes et celles auxquelles vos services ont le plus de mal à répondre. De plus, vous pourriez également recourir à l’UX Design et définir les personas de vos utilisateurs de données pour s’assurer que la solution que vous retiendrez répondra à tous vos besoins.
Une fois le projet lancé, il vous faudra une équipe pour le mettre en place. Dans cette équipe, la personne clé est le responsable BI (pour Business Intelligence). Il portera cette initiative, évangélisera en interne et garantira la mise en œuvre des enseignements tirés de vos données. Ensuite viennent les profils plus spécialisés (Business Analyst, Data Scientist, etc.) mais ceux-ci peuvent être externalisés (à un prestataire comme L:EDigitalab ou même directement à la solution que vous choisirez).
Organisez vos données
Maintenant que vos équipes sont prêtes et enthousiastes et que vous savez ce que vous voulez tirer de vos données, vous pouvez organiser vos données pour obtenir des réponses. Il s’agira de lister toutes vos sources de données. Celles qui proviennent de vos applications-métiers, des tableaux excel de vos collaborateurs, des clients, des fournisseurs, des transporteurs, etc. Comme les solutions de Business Intelligence et de datavisualisations sont de plus en plus souples, elles se connectent directement un grand nombre de sources de données. Toutefois les données que vous recueillerez ne seront peut-être pas toutes d’une grande qualité. Elles nécessiteront peut-être d’être harmonisées, nettoyées, restructurées et bien datées avant d’être utilisées. Bref, ce sera le moment de vous poser la question de mettre en place ou non un datawarehouse.
Comment créer un data dashboard efficace?
Il y a une pratiquement une solution logicielle à tous les cas de figure. Donc, il serait vain d’en proposer une sans connaître exactement vos besoins et votre contexte. Toutefois, quelle que soit la solution retenue, les données représentées n’ont qu’un seul but : vous aider à piloter votre activité.
Quel dashboard pour quel usage?
Même si rien ne s’oppose à ce que vos données soient belles, la présentation est secondaire. Ce qui compte avant tout c’est l’efficacité. Elle réside dans l’adéquation entre le tableau de bord et les besoins de son utilisateur. C’est pourquoi un travail sur les personas en début de projet s’avère toujours pertinent. En effet, pour suivre le marketing, les finances et la production ou faire de la prospective vous avez besoin de tableaux de bord différents. La solution que vous retiendrez devra vous permettre de créer autant de dashboards que nécessaire. Il sont de 4 principaux types :
- le dashboard opérationnel vous permet de suivre une activité en temps réel comme votre site web ou votre production. Il permet d’agir immédiatement en cas de problème. Il montre principalement des nombres et des répartitions
- le dashboard tactique délivre des informations sur un secteur d’activité mises en perspective sur une période relativement courte. Il permet de réagir aux fluctuations de l’activité. Il représente principalement des tendances
- le dashboard stratégique délivre des informations mises en perspectives et sur une période plus large. Il permet de planifier l’activité et de suivre son évolution. Il montre principalement des tendances et des comparaisons
- le dashboard analytique délivre des données similaires au tableaux de bord tactiques et stratégiques mais de manière à faciliter le recoupement et la découverte de nouvelles corrélations
Quel graphique pour quelles données?
Chaque type de dashboard présente des données différentes et chaque type d’information nécessite une représentation appropriée :
- les nombres. Parfois, un nombre est, en soi, une information pertinente (par exemple le nombre de visiteurs de votre site web). Et pour être encore plus pertinent, ils peuvent s’accompagner d’une métrique complémentaire (valeur précédente, tendance, etc.)
- les histogrammes pour comparer facilement les valeurs d’une catégorie
- les diagrammes circulaires pour montrer la répartition des valeurs d’une catégorie
- les lignes et les courbes pour représenter des tendances
- les nuages de points pour montrer les relations entre les variables
Voilà pour les diagrammes les plus répandus. En fonction de votre activité, vous pourriez également avoir besoin de “boîtes à moustaches” pour représenter les successions de tendances, de diagrammes logiques (ou de Venn) pour représenter des ensembles d’informations et ce qu’ils ont en commun, de diagrammes de flux (ou de Sankey) pour représenter les étapes de parcours, etc.
Et la présentation?
Avoir de beaux dashboards n’est pas indispensable. Mais cela facilitera l’adhésion de vos équipes, surtout au début de projet. Quoi qu’il en soit, la forme doit être au service de l’efficacité. Les informations doivent donc être présentées de manière compréhensible et persuasive. Les règles habituelles de l’UX, de l’ergonomie et du storytelling visuel s’appliqueront donc et notamment :
- hiérarchiser l’information de la plus générale à la plus particulière
- organiser les éléments selon les lois de la psychologie de la forme (Gestalt)
- garder uniquement les informations essentielles
- éviter d’être inutilement précis
Pour résumer, pour prendre en main vos données, vous devez tout d’abord recueillir celles dont vos équipes ont besoin pour vous aider à piloter votre activité. Ensuite, vous devez choisir un outil qui connecte toutes vos sources de données et vous permet de créer tous les types de tableaux de bord nécessaires. Enfin, les tableaux de bords doivent rendre les informations intelligibles en sélectionnant les diagrammes appropriés et en les présentant de manière ergonomique. À chaque étape de ce projet, vous pourrez avoir besoin de l’aide de spécialistes :
- un business analyst pour le choix des informations pertinentes
- un DBA pour organiser les données
- un data scientist pour créer et représenter les indicateurs pertinents
- un designer UX / UI pour mettre en forme les dashboards appropriés à chacun de vos utilisateurs
Vous êtes convaincus de l’intérêt de mobiliser les datas mais vous avez besoin d’un accompagnement ? L:EDigitalab dispose de toutes ces compétences, n’hésitez pas à nous contacter pour que, vous aussi, vous puissiez profiter de vos datas.